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Hoy en día el intercambio de archivos es un parte integral en el funcionamiento de una empresa. Los métodos tradicionalmente utilizados han sido la transferencia física de archivos (por ejemplo memorias USB o DVDs), el protocolo FTP o el correo electrónico. Estos métodos tienen carencias respecto a seguridad y eficiencia.

Como respuesta a esta situación, en la actualidad han surgido soluciones de transferencia de ficheros gestionada – MFT Managed File Transfer – que permiten dar al usuario ventajas que los métodos tradicionales no podían prestar: son más rápidos, fáciles de utilizar, seguros y eficientes, permitiendo a las empresas reducir costes.

Principales problemas en la transferencia de archivos

Las empresas priorizan los ficheros a ser compartidos en función de la eficiencia, confidencialidad y facilidad de ser enviado. Sin embargo, existen barreras a la hora de conseguir una fácil colaboración e intercambio de archivos de gran tamaño o con información sensible. Por lo tanto, las empresas están continuamente buscando procesos estándares que les permita ser más eficientes, reducir sus costes y mejorar la seguridad en el intercambio de información.

A continuación enumeramos una serie de situaciones en las que nos podemos encontrar si utilizamos un método tradicional de intercambio de archivos:

• Un proceso poco eficiente de intercambio de archivos impacta en nuestra productividad y competitividad.
• Conforme más largo sea el proceso de intercambio de información, más difícil es solucionar errores o manejar cambios.
• Los usuarios pierden más tiempo en transmitir información que en generarla.
• Los sistemas de intercambio físicos son inseguros por naturaleza y es complicado llevar una trazabilidad.

Como la mayoría de los usuarios encuentran dificultades a la hora transferir ficheros de gran tamaño (por ejemplo, muchos programas de correo presentan limitaciones en el tamaño máximo de fichero a enviar), al final recurren a la utilización de servicios FTP no protegidos, sitios de intercambio de archivos gratuitos o utilizando sistemas físicos que son enviados mediante transporte. Como es lógico pensar, estos métodos no son viables desde el punto de vista de seguridad o eficiencia.

Hay que pensar que en la mayoría de estos métodos la información viaja “en claro”, lo cual quiere decir que cualquiera puede interceptarla. No digamos en un envío utilizando sistemas físicos, en los cuales el soporte utilizado (memoria USB, DVD, etc.) puede ser extraviado.

Sistemas MFT. Mejora la seguridad y eficiencia en la transferencia de archivos

En los últimos años han surgido sistemas gestionados de transferencia de archivos que permite obtener los siguientes beneficios a las empresas y usuarios:

• Rapidez
• Fiabilidad
• Seguridad
• Simplicidad
• Auditable

Las soluciones MFT permiten:

• Reducir el tiempo utilizado en la transferencia de archivos.
• Asegurar la entrega de archivos.
• Reducir el riesgo de intercambio de contenido no seguro entre usuarios.
• Obtener un sistema de colaboración seguro y rápido disponible en cualquier lugar del mundo.
• Intercambiar archivos entre usuarios sin necesidad de la intervención del departamento IT de la empresa.
• Gestionar de manera centralizada el movimiento de contenido crítico con una trazabilidad completa y protección en las operaciones de intercambio de archivos.

Un ejemplo de solución MFT es Doocuments, pero a diferencia de las soluciones habituales MFT, añade características a los archivos que suministran un valor añadido a dicho documento. Entre estas características encontramos:

• Selecciona que páginas pueden ser impresas.
• Prevenir que ciertas páginas no sean visualizadas por diferentes destinatarios.
• Establecer una fecha de expiración del documento.
• Certificación de que un documento ha sido leído. Muy importante para auditorías de certificación.
• Marcas de agua.
• Alarmas sobre el uso de un documento: impresión o reenvío.
• Análisis de uso.